Ingin membuat acara sukses dan tak terlupakan? Artikel tentang event organizer (EO) akan membantu Anda memahami peran EO dalam merencanakan dan mengorganisir acara, serta memberikan tips dalam memilih EO yang tepat. Dengan pengalaman dan reputasi yang baik, EO yang berkualitas dapat memberikan solusi inovatif dan kreatif untuk membuat acara Anda lebih berkesan. Baca artikel ini untuk memastikan acara Anda berjalan dengan lancar dan sukses!
Akhir-akhir ini bisnis event organizer mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak. Banyak sekali acara yang menggunakan jasa EO untuk mempermudah pekerjaan mereka. Bahkan, kini bisnis ini menjadi profesi yang cukup diminati oleh banyak pihak.
Namun, bekerja dalam sebuah organisasi EO juga perlu memiliki keterampilan khusus terutama dalam bidang manajemen. Yuk lebih kenal mengenai jasa event organizer sehingga kamu menjadi tahu cara kerjanya pula.
Daftar isi
Pengertian Event Organizer
Event organizer atau biasanya disingkat EO adalah sekelompok orang yang bekerja di bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh klien untuk mengatur seluruh rangkaian acara.
Dengan adanya kerja sama antara kedua belah pihak, diharapkan masing-masing pihak mendapatkan keuntungan baik secara material maupun non-material. Dalam satu kelompok EO harus dapat bekerja sama dengan baik agar acara tersebut berjalan lancar dan sesuai dengan permintaan klien.
Tugas Event Organizer
Dalam menyelesaikan pekerjaannya, event organizer memiliki beberapa tugas, yaitu:
1. Perencanaan
Merencanakan keseluruhan acara mulai dari konsep hingga yang lainnya sesuai dengan permintaan klien. Pihak EO akan merancang rangkaian acara dalam sebuah event yang mereka tangani. Rancangan tersebut tentu berdasarkan permintaan dan persetujuan dari klien.Para EO tidak akan bertindak, bekerja dan membuat rancangan yang berada diluar persetujuan dari klien. Karena hal tersebut akan berdampak buruk pada citra Event Organizer tersebut. Para klien akan ragu untuk menggunakan jasanya karena khawatir acara yang mereka inginkan tidak akan berjalan dengan lancar sesuai dengan keinginan mereka.
2. Rancangan Anggaran
Membuat perencanaan anggaran sesuai dengan budget yang klien sediakan serta pertahankan. Dalam penentuan budget ini perlu ada kesepakatan antara kedua belah pihak. Para jasa EO harus menanyakan terlebih dahulu anggaran yang akan dikeluarkan dari acara ini sehingga para EO dapat merancang anggaran sesuai dengan budget dari klien.
3. Menentukan Lokasi
Mencari lokasi untuk keperluan acara sesuai dengan pesanan klien. Apabila klien kesulitan dalam menentukan lokasi acara secara spesifik, maka klien bisa minta bantuan dari EO. Klien hanya perlu menjelaskan konsep acara, budget dan keinginan dari klient mengenai lokasi yang hendak dipakai. Kemudian EO dapat memberi opsi dari lokasi yang bisa dipakai dalam acara tersebut.
4. Pengawas Jalannya Acara
Mengawasi seluruh acara serta mengawasi tindakan yang tidak diinginkan. Sebuah acara yang dipandu oleh Event Organizer biasanya memiliki tamu undangan yang cukup banyak. Para client juga berfokus pada acara saja sehingga tidak dapat melakukan pengawasan apabila terdapat beberapa tamu yang tidak diundang berdatangan. Hal tersebut memiliki dampak yang buruk misalkan berkurangnya kursi duduk, konsumsi, adanya tindakan yang tidak diinginkan dan lain sebagainya. Mengenai pengawasan ini dapat diserahkan sepenuhnya pada EO.
5. Membuat Rancangan Acara
Merancang tata letak agenda acara, membuat panduan acara, tiket, pamphlet serta aktivitas pemasaran yang sifatnya online maupun offline.
6. Mengatur dan Memantau Jalannya Acara
Mengatur para tamu undangan dan MC yang akan memimpin acara yang cocok saat kegiatan berlangsung. Tidak semua tamu bisa paham mengenai denah lokasi suatu acara. Maka perlu adanya EO yang berfungsi sebagai penunjuk arah dalam sebuah acara. Dan dalam pemilihan MC pun harus disesuaikan dengan jenis acara tersebut.
7. Bekerja sama dengan Vendor
Melakukan negosiasi dengan keseluruhan vendor agar acara sukses. Kesuksesan acara tentu saja melibatkan berbagai pihak termasuk vendor. Maka dari itu, para EO harus pandai dalam berkomunikasi dengan para vendor sehingga kebutuhan acara dapat terpenuhi dengan baik.
Jenis Event Organizer
Banyak sekali acara yang membutuhkan event organizer. Event organizer sendiri memiliki beberapa jenis, yaitu:
1. Mega Event
Mega event merupakan acara yang diselenggarakan empat sampai lima tahun sekali, acara tidak diselenggarakan setahun sekali dan biasanya acara tersebut berskala nasional bahkan sampai internasional. Contoh dari mega event ialah olimpiade, sea games, dan lain sebagainya.
2. Hallmark event
Hallmark event merupakan acara yang diselenggarakan satu tahun sekali. Acara ini dapat berskala nasional, internasional maupun daerah saja. Contoh dari hallmark event ialah acara ulang tahun, anniversary pernikahan, dan lain sebagainya.
3. Major event
Major event merupakan acara yang diselenggarakan pada momen yang belum tentu terulang di kemudian hari. Contoh dari major event ialah Australian Open, US open, Indonesia Open. Momen pembukaan di Indonesia belum tentu terulang kembali, karena pembukaan bisa terjadi di lain negara. Jadi, event tersebut dianggap belum tentu terulang kembali di negara Indonesia.
4. Minor event
Acara yang berskala kecil, contohnya pernikahan. Acara ini tidak melibatkan pihak yang cukup banyak. Hanya orang-orang yang mengenali kedua mempelai saja, dan orang tua mempelai. Jadi acara ini dianggap sebagai acara yang berskala kecil.
Gaji Event Organizer
Bisnis event organizer memiliki profit yang cukup menggiurkan. Bagi kelompok yang bekerja di bidang event organizer dapat memperoleh pendapatan kotor mulai dari Rp 300 juta sampai Rp 500 juta. Apabila seseorang menjadi staff suatu penyelenggara acara, maka ia akan mendapat gaji pokok mulai dari Rp 3.000.000 dan memperoleh tambahan bonus pula. Sedangkan bagi mereka yang bekerja paruh waktu, maka akan memperoleh pendapatan antara Rp 250.000,- sampai Rp 300.000,- per harinya.
Struktur Organisasi Event Organizer
Jika kamu tertarik untuk membuka bisnis event organizer, kamu perlu tahu struktur event organizer terlebih dahulu. Secara garis besar, struktur event organizer terdiri dari:
1. General Manager
General manager atau manajer umum merupakan manajer yang bertugas mengendalikan dan mengawasi sebuah event organizer secara keseluruhan. General manager memiliki posisi yang sangat urgent dana sebuah EO. apabila general manager tidak diisi oleh orang-orang yang berkompeten dan tidak bekerja dengan baik, maka hal tersebut akan berimbas pada kinerja bawahan lainnya. Urgent sekali, bukan?
2. Admin Keuangan Umum
Bertugas untuk mengatur dan mencatat keuangan perusahaan event organizer secara keseluruhan. Karena bekerja pada EO membutuhkan kerja sama dan pasti tidak dapat dikerjakan oleh satu orang saja, maka dalam hal keuangan pun dibutuhkan seorang admin. Karena tetu client akan membayar secara keseluruhan kinerja EO, bukan pada personal tiap anggota EO.
3. Project Manager
Manager projek adalah manajer yang memimpin berlangsungnya sebuah projek. Jika sebuah event organizer memiliki beberapa projek dalam waktu bersamaan, projek manager terdiri dari jumlah projek tersebut. Misalkan sebuah EO memiliki ditunjuk untuk mengadakan konser, seminar, dan pesta pernikahan dalam waktu yang bersamaan. Sebaiknya masing-masing projek tersebut memiliki project manager yang berbeda-beda.
4. Marketing Umum
Marketing umum merupakan bagian yang bertugas untuk memasarkan perusahaan EO secara keseluruhan.
Demikian beberapa informasi mengenai event organizer. Bagi kamu yang berminat untuk bergabung dalam suatu event organizer, informasi ini dapat sebagai bekal dan pertimbangan untuk kedepannya. Semoga sukses, ya!
Penutup
Event organizer (EO) adalah sebuah perusahaan atau tim yang mengkhususkan diri dalam merencanakan dan mengorganisir acara, mulai dari konser hingga pesta pernikahan. EO dapat membantu Anda merencanakan dan menjalankan acara Anda dengan sukses, dengan menangani semua aspek dari mulai pengaturan lokasi, dekorasi, penyediaan makanan dan minuman, hingga perizinan dan keamanan.
Memilih EO yang tepat sangat penting untuk memastikan bahwa acara Anda berjalan dengan lancar dan sukses. Pastikan untuk melakukan riset tentang pengalaman, reputasi, dan portofolio EO sebelum memilih salah satu. Juga, pastikan bahwa Anda dan EO memahami tujuan dan visi Anda untuk acara tersebut, sehingga EO dapat memberikan solusi yang tepat dan menghasilkan hasil yang memuaskan.
Dalam bisnis atau kegiatan apapun, kualitas adalah kunci kesuksesan. EO yang berkualitas dapat memberikan pengalaman yang lebih baik dan menawarkan solusi yang inovatif dan kreatif, sehingga dapat membuat acara Anda lebih berkesan dan memberikan dampak yang positif bagi semua pihak yang terlibat. Jangan ragu untuk mencari bantuan dari EO jika Anda ingin membuat acara yang sukses dan tak terlupakan.
